"Getting Things Done" (GTD) เป็นหนังสือและระบบการจัดการงานที่พัฒนาโดย David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้าน Productivity ซึ่งได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง หนังสือเล่มนี้มีเป้าหมายเพื่อช่วยให้ผู้อ่านจัดการกับภาระงานและความคิดที่ท่วมท้น เพื่อให้มีจิตใจที่ปลอดโปร่ง (Mind Like Water) สามารถจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้อย่างเต็มที่ และลดความเครียดลง

ปัญหาที่ GTD ช่วยแก้: ในยุคปัจจุบัน คนทำงานมักต้องรับมือกับข้อมูล งาน และโครงการจำนวนมากพร้อมๆ กัน ทำให้สมองเต็มไปด้วยสิ่งที่ต้องจำ ต้องทำ และต้องคิด ส่งผลให้เกิดความเครียด ความกังวล และประสิทธิภาพการทำงานลดลง เพราะสมองไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อ "เก็บ" ข้อมูลจำนวนมาก แต่เก่งในเรื่อง "การคิด" และ "ประมวลผล" มากกว่า การพยายามจำทุกอย่างไว้ในหัวจึงเป็นการใช้สมองผิดหน้าที่ และทำให้เกิด "Open Loops" หรือเรื่องค้างคาใจที่สมองจะคอยเตือนอยู่ตลอดเวลา ทำให้เสียสมาธิ

หลักการสำคัญของ GTD: หัวใจของ GTD คือการนำทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่ในหัว (ความคิด ไอเดีย งานที่ต้องทำ สิ่งที่ต้องตัดสินใจ ฯลฯ) ออกมาไว้ใน "ระบบภายนอกที่เชื่อถือได้" (Trusted External System) เพื่อให้สมองปลอดโปร่ง ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะลืมอะไร และสามารถโฟกัสกับการทำงานในปัจจุบันได้อย่างเต็มที่

5 ขั้นตอนหลักของระบบ GTD:

1. รวบรวม (Capture):

   • หลักการ: เก็บรวบรวมทุกอย่างที่เข้ามาในหัว หรือได้รับมอบหมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือใหญ่ ไอเดีย งานที่ต้องทำ สิ่งที่ต้องตัดสินใจ จดหมาย อีเมล ข้อความ ฯลฯ
   • วิธีการ: ใช้เครื่องมือรวบรวม (Collection Tools) เช่น กล่องเอกสาร (Inbox Tray), สมุดบันทึก, แอปจดโน้ต, อีเมล Inbox หรือแอป To-Do List จดหรือเก็บทุกอย่างลงใน "Inbox" เหล่านี้ทันทีที่นึกขึ้นได้ หรือได้รับมา โดยยังไม่ต้องกังวลเรื่องการจัดระเบียบ เป้าหมายคือการเอาทุกอย่างออกจากหัวให้หมด

2. ประมวลผล/ทำให้ชัดเจน (Clarify/Process):

   • หลักการ: นำสิ่งที่รวบรวมไว้ใน Inbox มาพิจารณาทีละรายการ ว่ามันคืออะไร และต้องทำอะไรกับมันต่อไป
   • วิธีการ: ถามคำถามกับแต่ละรายการ:
     • มันคืออะไร?
     • ต้องลงมือทำหรือไม่ (Is it actionable?)
       • ถ้าไม่: มี 3 ทางเลือก คือ 1) ทิ้ง (Trash) ถ้าไม่จำเป็น, 2) เก็บไว้อ้างอิง (Reference) ถ้าเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ในอนาคต, 3) เก็บไว้ทำวันหลัง/อาจจะทำ (Someday/Maybe) ถ้าเป็นสิ่งที่อยากทำแต่ยังไม่ใช่ตอนนี้
       • ถ้าใช่: ต้องทำอะไรต่อ?
         • อะไรคือ "การกระทำขั้นต่อไป" (Next Action)? ระบุการกระทำทางกายภาพที่ชัดเจนที่สุดที่จะทำให้เรื่องนี้คืบหน้าไปได้
         • ใช้เวลาทำน้อยกว่า 2 นาทีหรือไม่? ถ้าใช่ ให้ทำทันที (กฎ 2 นาที - Two-Minute Rule)
         • มอบหมายให้คนอื่นทำได้หรือไม่ (Delegate)? ถ้าใช่ ให้มอบหมายและติดตามผลในรายการ "รอการตอบกลับ/ดำเนินการ" (Waiting For)
         • ต้องทำด้วยตัวเองหรือไม่? ถ้าใช่ และใช้เวลามากกว่า 2 นาที ให้ตัดสินใจว่าจะทำเมื่อไหร่
           • ต้องทำในวัน/เวลาที่เจาะจง? ใส่ไว้ในปฏิทิน (Calendar)
           • ทำเมื่อมีโอกาส/เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้? ใส่ไว้ในรายการ "การกระทำขั้นต่อไป" (Next Actions List)
     • เป็นโครงการหรือไม่ (Project)? ถ้างานนั้นต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอนในการทำให้เสร็จ ให้ถือว่าเป็น "โครงการ" (Project) และใส่ไว้ใน "รายการโครงการ" (Projects List) เพื่อทบทวนภาพรวม และกำหนด "การกระทำขั้นต่อไป" สำหรับโครงการนั้นๆ

3. จัดระเบียบ (Organize):

   • หลักการ: นำผลลัพธ์จากการประมวลผลในขั้นตอนที่ 2 ไปจัดเก็บในที่ที่เหมาะสม เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและทบทวน
   • วิธีการ: จัดเก็บรายการต่างๆ ลงในหมวดหมู่ที่ชัดเจน:
     • โครงการ (Projects List): รายการของผลลัพธ์ที่ต้องการ ซึ่งต้องใช้มากกว่าหนึ่งการกระทำในการทำให้สำเร็จ
     • ปฏิทิน (Calendar): สำหรับสิ่งที่ต้องทำในวันหรือเวลาที่เจาะจงเท่านั้น (นัดหมาย, กำหนดส่งงาน)
     • รายการการกระทำขั้นต่อไป (Next Actions Lists): รายการของงานที่ต้องทำเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยอาจแบ่งย่อยตาม "บริบท" (Context) เช่น @คอมพิวเตอร์, @ออฟฟิศ, @บ้าน, @โทรศัพท์, @ธุระนอกบ้าน เพื่อให้เลือกทำได้ง่ายตามสถานการณ์
     • รายการรอการตอบกลับ/ดำเนินการ (Waiting For List): รายการของงานที่มอบหมายให้ผู้อื่น หรือรอข้อมูล/การดำเนินการจากผู้อื่น
     • ข้อมูลอ้างอิง (Reference Material): เก็บข้อมูลที่ไม่ต้องลงมือทำ แต่มีประโยชน์ในการอ้างอิง อาจเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารกระดาษที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบ
     • รายการวันหลัง/อาจจะทำ (Someday/Maybe List): รายการของไอเดียหรือโครงการที่อยากทำในอนาคต แต่ยังไม่ใช่ตอนนี้

4. ทบทวน (Reflect/Review):

   • หลักการ: การทบทวนระบบเป็นประจำ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ระบบทันสมัย น่าเชื่อถือ และมั่นใจว่ากำลังทำสิ่งที่ถูกต้อง
   • วิธีการ:
     • ทบทวนรายวัน (Daily Review): ดูปฏิทินและรายการ Next Actions เพื่อตัดสินใจว่าจะทำอะไรในวันนั้น
     • ทบทวนรายสัปดาห์ (Weekly Review): เป็นหัวใจสำคัญของ GTD ใช้เวลาทบทวนภาพรวมทั้งหมดของระบบ เช่น เคลียร์ Inbox, ทบทวนรายการ Projects, Next Actions, Waiting For, Someday/Maybe, ปฏิทินทั้งอดีตและอนาคต เพื่อให้ระบบกลับมาสมบูรณ์และพร้อมสำหรับสัปดาห์ถัดไป

5. ลงมือทำ (Engage/Do):

   • หลักการ: ตัดสินใจเลือกทำ "การกระทำขั้นต่อไป" ที่เหมาะสมที่สุด ณ เวลานั้นๆ
   • วิธีการ: ใช้เกณฑ์ 4 ข้อในการตัดสินใจเลือกทำ:
     • บริบท (Context): คุณอยู่ที่ไหน มีเครื่องมืออะไรพร้อมใช้งาน? (เช่น อยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ก็เลือกทำจากลิสต์ @คอมพิวเตอร์)
     • เวลาที่มี (Time Available): คุณมีเวลาเท่าไหร่? (เช่น มีเวลา 10 นาทีก่อนประชุม ก็เลือกทำงานเล็กๆ ที่ใช้เวลาไม่นาน)
     • พลังงานที่มี (Energy Available): คุณมีพลังงานมากน้อยแค่ไหน? (เช่น ถ้าเหนื่อยล้า อาจเลือกทำงานง่ายๆ ที่ไม่ต้องใช้ความคิดมาก)
     • ลำดับความสำคัญ (Priority): งานไหนสำคัญที่สุดที่ควรทำตอนนี้เพื่อให้เกิดผลลัพธ์สูงสุด?

ประโยชน์ของ GTD:

• ลดความเครียดและความกังวลจากการกลัวลืมหรือมีเรื่องค้างคาในหัว
• เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน (Productivity)
• ช่วยให้มีสมาธิจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้ดีขึ้น
• สร้างความรู้สึกควบคุมชีวิตและภาระงานได้ดีขึ้น
• ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญและตัดสินใจได้ดีขึ้น
• ทำให้สามารถจัดการทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวได้อย่างเป็นระบบ

เครื่องมือที่ใช้: GTD ไม่ได้จำกัดอยู่ที่เครื่องมือใดเครื่องมือหนึ่ง สามารถใช้ได้ทั้งแบบ Analog (สมุด, แฟ้ม) หรือ Digital (แอป To-Do List, แอปจดโน้ต, ปฏิทินดิจิทัล) สิ่งสำคัญคือการมีระบบที่เชื่อถือได้และใช้งานได้สะดวกสำหรับตัวเอง

สรุป: Getting Things Done เป็นระบบที่ทรงพลังในการจัดการความคิด ภาระผูกพัน และงานต่างๆ โดยเน้นการนำทุกอย่างออกจากสมองมาไว้ในระบบภายนอกที่เชื่อถือได้ ผ่านกระบวนการ 5 ขั้นตอน คือ รวบรวม, ประมวลผล, จัดระเบียบ, ทบทวน และลงมือทำ เพื่อให้เกิดสภาวะ "Mind Like Water" คือจิตใจที่สงบ ปลอดโปร่ง พร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์ และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดโดยปราศจากความเครียด